BLOGPOST
Een plaatsbeschrijving is een essentieel onderdeel van elke huur- of verhuurrelatie in België. Het vormt een objectief verslag van de staat waarin een woning of pand zich bevindt bij aanvang van de huur. Dit document is belangrijk om toekomstige discussies of betwistingen over schade of slijtage te vermijden. Zowel huurders als verhuurders hebben er dus belang bij dat dit goed wordt opgesteld. Het geeft beide partijen gemoedsrust en duidelijkheid. Zeker bij schadeclaims of bij het terugvragen van de huurwaarborg biedt het een juridische basis. In dit artikel leggen we je in detail uit wat een plaatsbeschrijving is, wanneer je ze nodig hebt, wat ze moet bevatten en hoe je ze best laat opmaken.
Een plaatsbeschrijving is een schriftelijk document dat de exacte staat van een woning of een pand beschrijft op een bepaald moment. In het kader van een huurovereenkomst wordt die beschrijving opgesteld bij het begin van de huur, en vaak opnieuw bij het einde ervan. Dit laat toe om bij afloop van het contract na te gaan of er schade is toegebracht door de huurder. Alles wat zichtbaar is – van muren tot ramen en vloeren – wordt beschreven. Ook eventuele gebreken of beschadigingen worden genoteerd. Vaak worden foto’s toegevoegd om de tekst te ondersteunen. Dit document wordt vervolgens ondertekend door beide partijen of hun vertegenwoordigers, en dient als bewijsstuk bij discussie.
Sinds 2007 is het in Vlaanderen wettelijk verplicht om een plaatsbeschrijving op te maken bij de start van een woninghuurcontract. Deze verplichting geldt zowel voor residentiële huur als voor studentenkoten of tweede verblijven. De reden voor deze verplichting is eenvoudig: het vermijden van discussies bij schade. Zonder plaatsbeschrijving wordt vermoed dat het gehuurde goed zich aan het einde van het contract in dezelfde staat bevindt als bij de start. Daardoor wordt het bijna onmogelijk om schade op de huurder te verhalen zonder bewijs. Een officiële plaatsbeschrijving biedt juridische bescherming voor beide partijen. Het voorkomt discussies en verhoogt het vertrouwen tussen huurder en verhuurder.
De wet schrijft voor dat een plaatsbeschrijving moet worden opgemaakt ten laatste binnen de eerste maand van de huur. Het ideale moment is vlak voor of net bij de overdracht van de sleutels. Zo is de woning nog onaangeroerd en kan de situatie objectief worden vastgelegd. Zowel huurder als verhuurder of hun vertegenwoordigers moeten hierbij aanwezig zijn. De plaatsbeschrijving moet ook worden ondertekend door beide partijen. Wordt ze pas later opgesteld, dan verliest ze aan waarde, want men kan niet uitsluiten dat er intussen al iets veranderd is. Een laattijdige plaatsbeschrijving kan dus juridische gevolgen hebben.
Een goede plaatsbeschrijving is tot in de puntjes gedetailleerd. Elk vertrek wordt apart behandeld: keuken, badkamer, slaapkamers, hal, toilet, garage, enzovoort. In elke ruimte wordt de staat van muren, plafonds, vloeren, ramen, deuren, verwarmingselementen en stopcontacten beschreven. Eventuele gebreken of slijtage worden genoteerd. Het gebruik van duidelijke foto’s is aangeraden, al is dit wettelijk niet verplicht. Alles moet worden weergegeven zoals het op het moment van opname is – niet subjectief, maar feitelijk. Zelfs kleinere details zoals krassen, vlekken of ontbrekende tegels kunnen belangrijk zijn. Het eindresultaat moet een zo objectief mogelijk beeld geven van het pand.
De kosten van een plaatsbeschrijving worden doorgaans gedeeld tussen huurder en verhuurder, tenzij anders overeengekomen. Dit is ook logisch: beide partijen halen voordeel uit het document. De wet zegt niets expliciet over de verdeling van de kosten, maar het is gebruikelijk dat elke partij de helft betaalt. Wordt er een onafhankelijk expert ingeschakeld, dan moet je rekenen op extra kosten. Kiest één partij om zelf een deskundige aan te stellen zonder akkoord van de ander, dan draagt die persoon de volledige kost. Het is dus aan te raden om vooraf duidelijke afspraken te maken. Deze afspraken kunnen opgenomen worden in het huurcontract.
De prijs van een plaatsbeschrijving hangt af van de grootte en complexiteit van het pand. Voor een standaard appartement betaal je gemiddeld tussen de €250 en €350. Voor een eengezinswoning kan dit oplopen tot €500 of meer. Als er haast bij komt kijken of specifieke juridische eisen, stijgt de prijs. Sommige experts rekenen ook verplaatsingskosten of dossierkosten aan. Vergelijk daarom verschillende dienstverleners voor je een keuze maakt. Blaton Expertises biedt transparante tarieven voor zowel huurders als verhuurders. Een goed opgemaakte plaatsbeschrijving is zijn prijs waard, want het voorkomt vaak dure juridische discussies achteraf.
Een geldige plaatsbeschrijving moet opgemaakt zijn in aanwezigheid van huurder én verhuurder, of hun gemachtigden. Ze moet bovendien worden gedateerd en door beide partijen ondertekend. Zonder handtekening is het document niet bindend. Je kan ervoor kiezen om dit zelf te doen, maar een onafhankelijke expert verhoogt de betrouwbaarheid. Let op dat je het document zo feitelijk mogelijk opstelt: vermijd interpretaties of meningen. Gebruik duidelijke taal, overzichtelijke structuur en voeg eventueel foto’s toe. Indien je beroep doet op een expert zoals Blaton Expertises, weet je zeker dat het document juridisch waterdicht is.
De plaatsbeschrijving zelf moet niet apart worden geregistreerd bij de overheid. Maar ze moet wel worden toegevoegd aan het huurcontract, dat wél verplicht geregistreerd moet worden bij het registratiekantoor. Deze registratie gebeurt doorgaans binnen de twee maanden na ondertekening van het huurcontract. Door de plaatsbeschrijving eraan toe te voegen, krijgt die ook een officiële status. Bij discussie of rechtszaak kan de rechter het document zo makkelijk raadplegen. Een niet-geregistreerde huurovereenkomst is in strijd met de wet en kan gevolgen hebben voor de afdwingbaarheid. Vergeet dus zeker niet om alle documenten samen aan te leveren.
Ja, een plaatsbeschrijving is verplicht voor alle huurcontracten die sinds 18 mei 2007 worden opgemaakt, behalve voor pachtovereenkomsten voor boerderijen en landbouwgronden.
Als er geen plaatsbeschrijving is, kan de verhuurder de huurder niet verantwoordelijk stellen voor schade die niet kan worden aangetoond als veroorzaakt door de huurder.
Ja, het is niet verplicht dat een plaatsbeschrijving door een deskundige wordt uitgevoerd. Elke volwassene kan het document opstellen. Er zijn echter veel regels die in acht moeten worden genomen wil de plaatsbeschrijving geldig zijn.
Ja, de plaatsbeschrijving moet worden gevoegd bij de huurovereenkomst.
Ja, maar alleen als beide partijen het eens zijn. Soms wordt bij de intrek iets over het hoofd gezien. In dat geval kan een aanvulling of correctie toegevoegd worden. Dit gebeurt via een addendum bij het originele document. Ook dat moet opnieuw ondertekend worden door huurder en verhuurder. Bij onenigheid geldt enkel wat in het originele document staat. Zorg dus dat de eerste opmaak zo volledig mogelijk is.
Wil je het risico op discussies vermijden en juridisch sterk staan bij verhuur of huur? Laat je plaatsbeschrijving dan opstellen door een expert. Zo ben je zeker dat alles correct en volgens de regels verloopt – tot in de kleinste details.
